Erfolg ist kein Ereignis – sondern eine Serie kleiner Schritte
von Nicole Angela Buck
Wie Du mit ChatGPT systematisch vorankommst, ohne im Tool-Chaos zu versinken
Jeden Morgen. Ich sitze an meinem Schreibtisch und schaue auf meinen Monitor.
Drei geöffnete Tabs mit Kundenprojekten. Ein Stapel Notizen für den nächsten Workshop. Die ToDo-Liste, die gestern schon zu lang war. Ein halb fertiger Blogartikel. Und irgendwo dazwischen die Idee für einen neuen Online-Kurs, die ich unbedingt noch umsetzen wollte.
Der Berg.
Du kennst das sicher auch. Dieser Moment, in dem Du auf alles schaust, was vor Dir liegt, und denkst: „Wo fange ich überhaupt an?"
Das Verrückte? Nach über 25 Jahren Selbstständigkeit sollte ich das im Griff haben. Sollte. Aber die Wahrheit ist, der Berg wird nicht kleiner. Er verändert nur seine Form. Früher waren es Druckaufträge und Design-Deadlines. Heute kommen Content-Strategien, KI-Workshops und Newsletter dazu.
Und trotzdem – oder gerade deshalb – habe ich eine Sache gelernt, die alles verändert hat:
Erfolg ist kein großer Sprung. Es ist eine Serie kleiner, konsequenter Schritte.
Inhaltsverzeichnis
Warum wir uns immer wieder überfordern (und wie KI manchmal Teil des Problems ist)
Die Macht der kleinen Schritte: Große Aufgaben klein hacken
Wo ChatGPT wirklich hilft (und wo nicht)
Mein System: Wie ich ChatGPT im Business nutze (ohne den Fokus zu verlieren)
Kleine Schritte im Content-Marketing: Wie Du systematisch vorgehst
Was KI wirklich für Dein Business tun kann (über Content hinaus)
Der Unterschied zwischen Effizienz und Verzetteln
Erfolg entsteht in kleinen Schritten – mit den richtigen Tools
Warum wir uns immer wieder überfordern
(und wie KI manchmal Teil des Problems ist)
Lass mich ehrlich sein. Ich sitze fast täglich vor diesem Berg. Es ist nicht so, dass ich nach über 25 Jahren nicht wüsste, wie man Projekte managt oder Prioritäten setzt. Das Problem ist ein anderes. Die Aufgaben werden komplexer. Die Erwartungen steigen. Und dann kommt noch die Technologie dazu.
Viele denken, „mit KI wird alles leichter!" Und ja, das stimmt. Aber nur, wenn Du es richtig machst.
Die Wahrheit ist: KI kann auch überfordern.
Ich kenne Unternehmer, die haben 47 verschiedene KI-Tools im Einsatz. Ehrlich. Siebenundvierzig. Und weißt Du, was die machen? Sie sitzen vor einer Aufgabe und überlegen erst mal: „Nehme ich jetzt Tool A, B oder C? Oder probiere ich vielleicht mal das neue Tool D aus?"
Das ist nicht mehr effizient. Das ist ein neues Chaos. Ich mache diesen Fehler nicht. Warum? Weil 47 Tools viel zu viel kosten und – noch wichtiger – nichts bringen, wenn Du ständig zwischen ihnen hin und her springst.
Fokus ist wichtiger als Vielfalt.
Die Frage ist nicht: „Welche Tools gibt es?" Die Frage ist: „Welche Tools brauche ich wirklich und wie nutze ich sie konsequent?"
Die Macht der kleinen Schritte:
Große Aufgaben klein hacken
Das Prinzip ist simpel: Statt einmal im Monat oder einmal im Jahr eine große Umstrukturierung zu machen, optimierst Du jeden Tag ein kleines Detail. Das klingt unspektakulär. Aber genau das ist der Punkt.
Große Veränderungen entstehen nicht durch spektakuläre Aktionen. Sie entstehen durch konsequente, kleine Schritte.
Und das gilt nicht nur für die Produktion. Das gilt für Dein Business. Für Deine Content-Erstellung. Für Dein Zeitmanagement.
Stell Dir vor:
- Du nimmst Dir nicht vor, „endlich regelmäßig Content zu posten"
- Du nimmst Dir vor, jeden Tag 15 Minuten an Deinem Content-System zu arbeiten
Stell Dir vor:
- Du versuchst nicht, „alle Kundenanfragen besser zu strukturieren"
- Du optimierst eine Vorlage pro Woche
Stell Dir vor:
- Du willst nicht „endlich alle Prozesse automatisieren"
- Du automatisierst einen wiederkehrenden Job pro Monat
Das ist der Unterschied.
Kleine Schritte sind machbar. Sie überfordern nicht. Sie bringen Dich jeden Tag ein Stück weiter. Und nach einem Monat, nach einem Jahr? Da hast Du mehr geschafft, als Du für möglich gehalten hast.
Wo ChatGPT wirklich hilft (und wo nicht)
Jetzt fragst Du Dich vielleicht, wann und wo kommt ChatGPT ins Spiel?
Lass mich ehrlich sein: ChatGPT kann nicht alles.
Es kann mir nicht die komplexe Strategie für einen Kunden abnehmen. Es kann nicht die emotionale Intelligenz ersetzen, die ich in einem Workshop brauche. Und es kann definitiv nicht die persönliche Note in meinem Content liefern.
Aber – und das ist das große Aber – ChatGPT kann mir helfen, Struktur zu schaffen, Impulse zu geben und wiederkehrende Aufgaben zu erledigen.
1. Struktur schaffen
Du sitzt vor einem komplexen Projekt und weißt nicht, wo Du anfangen sollst?
Ich gebe ChatGPT das Projekt und lasse mir eine Struktur erstellen. Einen ersten Entwurf. Eine Übersicht.
Die KI kann das Problem nicht lösen. Aber sie kann mir zeigen, wie ich es in kleine Schritte zerlegen kann. Und dann? Dann arbeite ich diese Schritte ab. Einen nach dem anderen.
2. Impulse geben
Manchmal hänge ich fest. Ich weiß, was ich erreichen will, aber mir fehlt der richtige Ansatz. Dann nutze ich ChatGPT als Sparring-Partner. Ich beschreibe mein Problem, und die KI schlägt verschiedene Perspektiven vor. Manchmal ist da ein Gedanke dabei, der mich weiterbringt. Manchmal auch nicht. Aber der Prozess hilft mir, klarer zu denken.
Wichtig: Das kann auch zum Verzetteln führen. Wenn Du anfängst, in drei verschiedenen KI-Tools gleichzeitig zu testen und zu experimentieren, verlierst Du den Fokus.
Mein Tipp: Ein Tool. Ein Ansatz. Fertig.
3. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Hier wird es richtig interessant.
Ich habe für meinen Food-Kanal Guck-bei-Buck.de ein Project (in Claude, ähnlich einem CustomGPT) entwickelt. Immer wenn ich ein neues Rezept erstelle, füttere ich das Project mit den Infos. Es erstellt mir dann – basierend auf meinem Schreibstil, meiner Tonalität und meiner Zielgruppe – einen Entwurf für den Post.
Aber: Ich nutze das nur für Jobs, die wirklich wiederkehrend sind und reibungslos laufen. Nicht für alles.
Warum? Weil vollständige Automatisierung nicht immer sinnvoll ist. Es gibt Tools wie n8n oder make für komplett automatisierte Prozesse. Aber ehrlich gesagt? Die braucht nicht jeder.
Automatisierung gab es schon immer. Serienbriefe zum Beispiel. Das Prinzip ist nicht neu. Heute ist es nur intelligenter.
Die Frage ist: Wo lohnt sich Automatisierung wirklich?
Meine Antwort:
- Bei wiederkehrenden Aufgaben, die Du mindestens wöchentlich machst
- Bei Prozessen, die wirklich immer gleich ablaufen
- Bei Content, der auf einem klaren System basiert
Für alles andere? Mach es manuell. Mit Unterstützung. Aber nicht vollautomatisch.
Mein System:
Wie ich ChatGPT im Business nutze (ohne den Fokus zu verlieren)
Nach über 25 Jahren Selbstständigkeit habe ich gelernt, Systeme schlagen Motivation.
Motivation kommt und geht. Systeme bleiben.
Hier ist, wie ich ChatGPT in meinem Business nutze. Voll fokussiert und ohne Tool-Chaos:
Schritt 1: Kenne Deinen Schreibstil
Bevor ich überhaupt anfange, einen CustomGPT oder ein Project zu bauen, muss ich wissen: Wie schreibe ich eigentlich?
Ich habe ChatGPT meine bestehenden Blogartikel und Social-Media-Posts analysieren lassen. Die KI hat mir eine detaillierte Beschreibung meines Schreibstils gegeben. Diese Beschreibung nutze ich jetzt in jedem Prompt.
Ergebnis: Die Texte, die ChatGPT für mich erstellt, klingen nach mir. Nicht perfekt. Aber nah genug, dass ich nur noch wenig überarbeiten muss.
Schritt 2: Baue für wiederkehrende Aufgaben ein CustomGPT
Ich habe nicht für jede Kleinigkeit ein eigenes CustomGPT. Das wäre Wahnsinn.
Ich habe CustomGPTs für:
- Meinen Food-Kanal (Rezept-Posts)
- Meinen Steinehunger-Kanal (Lego-Posts)
- Post-Helfer mit verschiedenen Stilen
- Workshop-Vorbereitungen (Struktur, Ablaufpläne)
- Begrüßungssequenzen für Newsletter
- Bewertungs-GPTs z. B. mit den sechs Denkhüten nach de Bono, nach Walt Disney, ...
- Testimonial-Schreiber für meine Kursteilnehmer
- Steckbriefe mit Positionierung für meine Kunden
- Über mich-Seiten texten für meine Kunden
- Posts für meine Kunden
- Gagschreiber
- Promptgenerator für Midjourney-Bilder
- Contenpläne für LinkedeIn bzw. Instagram erstellen
- Hooks generieren
- Content-Recycler
- Content für meinen Newsletter
- Ideen für meine Blogartikel
- Inhaltsverzeichnis für meine Blogartikel
- LinkedIn-Beiträge aus einem Blogartikel erstellen
- Ideenschmiede für Freebies
- Abwesenheitsnotizen schreiben
- Zusammenfassung und Auswertung von Calls
- ...
Das sind Aufgaben, die ich regelmäßig mache. Die einem klaren Muster folgen. Die sich lohnen zu systematisieren.
Für alles andere? Nutze ich einfach ChatGPT direkt. Ohne CustomGPT. Ohne komplizierte Setups.
Schritt 3: Nutze KI als Co-Pilot, nicht als Autopilot
Das ist der wichtigste Punkt. ChatGPT ist kein Autopilot. Es ist ein Co-Pilot.
Ich lasse die KI einen ersten Entwurf erstellen. Dann lese ich jeden einzelnen Text. Ich ändere Formulierungen. Ich füge persönliche Geschichten hinzu. Ich streiche, wenn sie denn drin sind, die typischen KI-Phrasen, die Du mittlerweile von weitem erkennst.
Am Ende klingt der Text nach mir. Nicht nach ChatGPT. Und genau das ist der Unterschied zwischen gutem und mittelmäßigem KI-Content.
Schritt 4: Priorisiere Klarheit über Tools
Ich habe keine 47 Tools. Ich habe eine Handvoll Tools, die ich wirklich nutze.
Für Content: ChatGPT und Claude.
Für Bilder: Midjourney (mehr dazu in meinem Artikel „Schluss mit Stockfoto-Einheitsbrei: So entwickelst Du mit Midjourney Deine ganz eigene Bildwelt").
Für Automatisierung: Nur wenn es wirklich sinnvoll ist.
Klarheit schlägt Komplexität. Immer.
Kleine Schritte im Content-Marketing:
Wie Du systematisch vorgehst
Jetzt wird es konkret. Wie setzt Du das alles um?
Hier ist mein Schritt-für-Schritt-System, das ich auch in meinen Programmen vermittle:
Schritt 1: Definiere Deine Grundlagen (einmal richtig machen)
Du brauchst:
- Eine klare Positionierung (Wofür stehst Du?)
- Eine konkrete Persona (Wen sprichst Du an?)
- Deinen Schreibstil (Wie klingst Du?)
Das machst Du einmal. Richtig. Gründlich.
Nutze ChatGPT, um Deine bestehenden Texte zu analysieren. Lass Dir Deine Positionierung schärfen. Erstelle mit der KI eine detaillierte Persona.
Zeit investieren: 2-3 Stunden. Nutzen: Für immer.
Schritt 2: Erstelle Dein Content-System
Du brauchst keine 100 verschiedenen Content-Formate. Du brauchst ein System, das funktioniert.
Für mich funktioniert:
- Ein wöchentlicher Newsletter
- 5-7 Social-Media-Posts pro Woche
- Ein Blogartikel mind. alle 2 Wochen
Das ist machbar. Das ist konsequent umsetzbar. Das überfordert mich nicht.
Mehr dazu findest Du in meinem Artikel „So baust Du Dein Content-System: Adventskalender als Blaupause".
Schritt 3: Nutze ChatGPT als Unterstützung (nicht als Ersatz)
Jetzt kommt ChatGPT ins Spiel:
- Gib der KI Kontext: Deine Positionierung, Deine Persona, Deinen Schreibstil
- Lass einen Entwurf erstellen: Die KI schreibt den ersten Draft
- Überarbeite jeden Text: Füge persönliche Geschichten hinzu, ändere Formulierungen
- Veröffentliche: Wenn es nach Dir klingt
Zeit gespart: 60-70% Qualität: Bleibt hoch, weil DU die finale Kontrolle hast
Schritt 4: Baue CustomGPTs – aber nur für echte Routine
Wenn Du merkst, dass Du eine Aufgabe wöchentlich machst und sie immer nach dem gleichen Muster abläuft:
Dann baust Du einen CustomGPT.
Nicht vorher. Nicht „falls ich das irgendwann mal brauche". Sondern nur, wenn es wirklich Sinn macht.
Ich habe CustomGPTs für meine wiederkehrenden Content-Formate. Nicht für alles. Nur für das, was sich wirklich lohnt.
Schritt 5: Bleib fokussiert
Das ist vielleicht der wichtigste Punkt. Du brauchst nicht jedes neue Tool. Du brauchst nicht jede neue Funktion. Du brauchst nicht jeden neuen Trend.
Du brauchst: Fokus. Klarheit. Konsequenz.
Kleine Schritte. Jeden Tag. In die gleiche Richtung.
Das ist der Unterschied zwischen Menschen, die KI nutzen und verzweifeln, und Menschen, die KI nutzen und erfolgreich sind.
Was KI wirklich für Dein Business tun kann
(über Content hinaus)
Jetzt haben wir viel über Content gesprochen. Aber KI kann noch viel mehr.
KI-Tools helfen nicht nur beim Content. Sie helfen im gesamten Business.
Hier sind ein paar Beispiele aus meinem Alltag:
Kundenkommunikation
Ich nutze ChatGPT, um komplexe Texte oder E-Mail-Entwürfe zu erstellen. Nicht die finalen E-Mails. Aber einen ersten Entwurf, den ich dann personalisiere.
Besonders bei Anfragen, die ich häufig bekomme, spare ich damit enorm viel Zeit.
Workshop-Vorbereitung
Ich gebe der KI das Thema meines Workshops, die Zielgruppe und die gewünschte Dauer. Die KI erstellt mir eine erste Struktur, einen Ablaufplan, Diskussionsfragen.
Ich überarbeite das natürlich komplett. Aber die Grundstruktur ist da. Das spart mir Stunden.
Angebotsgestaltung
Wenn ich ein neues Angebot entwickle, lasse ich ChatGPT verschiedene Varianten für die Angebotsstruktur erstellen. Verschiedene Preismodelle. Verschiedene Leistungspakete.
Die finale Entscheidung treffe ich. Aber die Optionen zu haben, hilft mir enorm.
Prozessoptimierung
Ich beschreibe ChatGPT einen Prozess, der mich nervt. Die KI schlägt mir Optimierungen vor. Manchmal sind da Ideen dabei, auf die ich selbst nicht gekommen wäre.
Wichtig: Ich setze nicht alles um. Aber das Sparring hilft.
Projektplanung
Die KI bekommt die Eckdaten, verbunden mit den nötigen Strukturen. Im Nu entstehen mit meinen Impulsen Zeitpläne, Reifegradmodelle, Businesspläne, Terminpläne, Statusberichte und vieles mehr.
Kurz gesagt: Dies Basis für jedes Projekt damit Zeit bleibt, für Kundenbeziehungen.
Der Unterschied zwischen Effizienz und Verzetteln
Jetzt kommt der Teil, den viele unterschätzen. KI kann Dir helfen. Oder KI kann Dich verzetteln.
Der Unterschied liegt in Deinem Fokus.
Wenn Du ChatGPT nutzt, um systematisch an einer Aufgabe zu arbeiten, wird es effizient.
Wenn Du anfängst, in drei Tools gleichzeitig zu experimentieren, verschiedene Ansätze zu testen, ohne jemals einen durchzuziehen – dann verzettelst Du Dich.
Ich habe das am Anfang auch gemacht. Ich habe verschiedene Prompts ausprobiert. Verschiedene CustomGPTs gebaut. Verschiedene Workflows getestet.
Das Ergebnis? Chaos.
Bis ich gelernt habe: Fokus schlägt Experiment.
Wähle einen Ansatz. Teste ihn konsequent über einen Monat. Wenn er funktioniert: weiter nutzen. Wenn nicht: anpassen oder verwerfen.
Aber nicht gleichzeitig fünf Ansätze testen. Das bringt nichts. Das macht Dich nur wahnsinnig.
Erfolg entsteht in kleinen Schritten – mit den richtigen Tools
Lass uns zurückkommen zum Anfang. Zu dem Berg auf meinem Schreibtisch. Der Berg ist noch da. Ehrlich gesagt, er wird immer da sein. Das ist das Leben als Selbstständiger.
Aber der Unterschied ist: Ich weiß jetzt, wie ich damit umgehe.
Ich versuche nicht mehr, den ganzen Berg auf einmal zu bewältigen. Ich nehme mir einen "Stein" nach dem anderen vor.
Ich versuche nicht mehr, jedes neue Tool auszuprobieren. Ich nutze die wenigen Tools, die wirklich funktionieren – konsequent.
Ich versuche nicht mehr, alles zu automatisieren. Ich automatisiere nur das, was wirklich Sinn macht.
Und das macht den Unterschied.
Erfolg ist kein Ereignis. Es ist keine große Aktion. Keine spektakuläre Veränderung.
Erfolg ist eine Serie kleiner, konsequenter Schritte.
Mit den richtigen Tools. Mit Fokus. Mit Klarheit.
Und wenn Du das verstanden hast? Dann kann Dich der Berg nicht mehr überfordern.
Dann nimmst Du Dir einfach den nächsten Stein vor. Und dann den nächsten. Und dann den nächsten.
Und nach einem Monat? Da schaust Du zurück und siehst: Einen Teil hast Du schon hinter Dir.
Das ist Erfolg. Dein Erfolg.
Jetzt starten – mit KI, die nach Dir klingt!
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Klartext, der funktioniert – für mehr Sichtbarkeit und weniger Stress.
Quelle: Meine Erfahrungen und der Dialog mit ChatGPT und Claude. Die Bilder sind mit Midjourney sowie fal.ai generiert.
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Ich bin Nicole
Mit über 25 Jahren Erfahrung als Kommunikations- und Grafik-Designerin und meiner Ausbildung als zertifizierte KI-Trainerin unterstütze ich Dich dabei, Deine Firma optimal online zu präsentieren. Lerne, wie Du durch präzise und intelligente Online-Strategien Deinen Betrieb nicht nur zeigst, sondern eine Geschichte erzählst, die bleibt. Mit Unterstützung einiger wichtiger KI-Tools darf Dein Content-Marketing wirklich Spaß machen!